Warum Hybridversammlungen bei Wohnungseigentümergemeinschaften (GdWE) mit hohen Kosten verbunden sind

Was sind Hybridversammlungen?

Eine Hybridversammlung ist eine Mischform aus Präsenz- und Onlineversammlung, bei der ein Teil der Eigentümer physisch vor Ort anwesend ist, während andere per Videoplattform digital teilnehmen. Dieses Format wurde durch die WEG-Reform 2020 (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) ermöglicht.

Trotz der verbesserten Erreichbarkeit für Eigentümer bedeutet dieses Versammlungsformat einen erheblichen organisatorischen, technischen und rechtlichen Mehraufwand – mit spürbar höheren Kosten für die Gemeinschaft.

Rechtliche Rahmenbedingungen und hohe Sorgfaltspflichten

Gesetzliche Voraussetzungen

Die Durchführung einer Hybridversammlung setzt voraus, dass entweder:

• die Gemeinschaft dies per Beschluss erlaubt hat oder

• die Teilungserklärung entsprechende Regelungen enthält.

Unabdingbare Voraussetzungen für die Rechtssicherheit sind:

• Gleichbehandlung aller Teilnehmer (ob online oder vor Ort),

• Sicherstellung der Teilnahme-, Rede- und Stimmrechtsausübung,

• rechtssichere Einladung mit allen notwendigen technischen Hinweisen.

Fehler in der Umsetzung können zu Anfechtungsklagen führen – insbesondere, wenn ein Eigentümer z. B. aus technischen Gründen nicht teilnehmen oder abstimmen konnte.

Technische Anforderungen und erlaubte Systeme für Hybridversammlungen (auch Onlineversammlungen)

Keine Standard-Videokonferenztools

Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Skype sind nicht geeignet, da sie:

• keine rechtssicheren Abstimmungsverfahren nach dem Wohnungseigentumsgesetz unterstützen,

• datenschutzrechtlich nicht ausreichend abgesichert sind,

• keine rechtlich belastbare Dokumentation der Versammlungsabläufe und Ergebnisse ermöglichen.

Zulässige und praxistaugliche Lösungen

Geeignete Systeme müssen speziell auf die Anforderungen von WEG-Versammlungen ausgelegt sein. Ein Beispiel dafür ist:

Immoware24: bietet ein WEG-konformes Versammlungstool mit integrierter Stimmrechtsverwaltung, Rechtskonformität gemäß WEG, Dokumentation, Zutrittskontrolle und rechtssicherer Abstimmungsmöglichkeit.

Weitere Anbieter mit ähnlichen Funktionen sind z. B. votebox, Casavi Versammlungstool oder spezialisierte Software von Hausverwaltungs-ERP-Systemen.

Technischer Aufwand und Kosten

Für die Durchführung einer Hybridversammlung sind oft folgende Investitionen notwendig:

Die Kosten steigen mit der Anzahl der Teilnehmer und der Komplexität der Tagesordnungspunkte.

Organisation: Doppelte Vorbereitung und Absicherung

Erhöhte Planungsaufwände

Im Vergleich zu einer klassischen Versammlung muss die Verwaltung bei einer Hybridversammlung:

• technisch vorbereiten: Kameras, Internetzugang, Präsentationstechnik, Plattformzugänge,

• datenschutzrechtlich absichern: eindeutige Zugänge, keine offenen Links, verschlüsselte Übertragungen,

• schriftlich informieren: Einladungen mit detaillierten Anleitungen zur Teilnahme,

• Support leisten: Vorabhilfe für technisch unerfahrene Eigentümer (z. B. Senioren).

Doppelte Durchführung

Die Versammlung muss gleichzeitig vor Ort und online stattfinden – mit entsprechender Koordination, z. B. Redebeiträge sowohl im Raum als auch via Livestream, mit einheitlichem Protokoll. Eine Live-Moderation oder sogar zwei Verwaltungsmitarbeiter parallel sind häufig erforderlich.

Rechtssichere Abstimmungen: Komplex und teuer

Anforderungen

Die Abstimmungen müssen:

• zeitgleich,

• vollständig dokumentiert und

• mit nachvollziehbarer Stimmkraft pro Miteigentumsanteil

erfolgen. Das ist mit herkömmlichen Systemen oder per Handzeichen/Chat nicht rechtssicher umzusetzen.

Zulässige Abstimmungsverfahren

Geeignet sind etwa:

• integrierte Abstimmungstools in Immoware24, bei denen die Stimmen nach MEA gewichtet und dokumentiert werden,

• digitale Vollmachten oder Weisungen, die im Tool vorab eingebunden werden,

• Live-Auszählungen mit Anzeige für alle Teilnehmer (Online und Präsenz).

Risiken bei technischen Problemen

Mögliche Pannen

• Verbindungsabbrüche einzelner Teilnehmer oder des Veranstaltungsortes,

• kein Ton/Bild bei einzelnen Rednern,

• Fehlfunktion der Abstimmungssoftware,

• Verzögerung in der Darstellung oder mangelnde Beteiligungsmöglichkeit.

Juristische Folgen

• Ist ein Eigentümer technisch ausgeschlossen, kann die Versammlung angefochten werden.

• Werden Stimmen falsch gezählt oder nicht berücksichtigt, sind Beschlüsse unwirksam.

• Fehlt die ordnungsgemäße Dokumentation der Beteiligung oder Abstimmung, drohen Rechtsnachteile für die Gemeinschaft.

Weitere Kostenfaktoren

• Versicherungsanpassungen: Die Verwaltung muss ggf. ihren Versicherungsschutz für IT-Fehler oder Haftung erweitern.

• Fortbildungskosten für die Mitarbeiter.

• Regelmäßige Systemupdates und Wartungsverträge mit Anbietern wie Immoware24.

Fazit: Warum Hybridversammlungen so teuer sind

Hybridversammlungen stellen die höchsten Anforderungen an Organisation, Technik und Rechtskonformität. Die Verwaltung muss:

• zwei Versammlungsformate parallel managen,

• datenschutz- und abstimmungsrechtliche Vorgaben erfüllen,

• technische Ausfälle absichern,

• rechtssichere Abstimmungen garantieren.

Die Kosten liegen oft beim Drei- bis Fünffachen einer klassischen Präsenzversammlung.

Dennoch kann sich der Aufwand lohnen – besonders in großen Gemeinschaften mit vielen extern wohnenden Eigentümern, denn die Hybridform erhöht die Beteiligung und stärkt die demokratische Mitwirkung.

Aktuelle Rechtslage: Reine Online-Eigentümerversammlungen ab 2024 zulässig

Gesetzesänderung ermöglicht virtuelle Eigentümerversammlungen

Mit Wirkung zum 17. Oktober 2024 hat der Gesetzgeber eine bedeutende Neuerung im Wohnungseigentumsrecht eingeführt: Wohnungseigentümergemeinschaften (GdWE) können nun reine Online-Eigentümerversammlungen rechtswirksam abhalten – also vollständig ohne physische Anwesenheit der Eigentümer oder des Verwalters vor Ort.

Die Grundlage hierfür bildet der neu eingeführte § 23 Abs. 1a WEG, der wie folgt lautet:

„Die Wohnungseigentümer können mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters stattfinden oder stattfinden können.“

Dieser Beschluss kann jederzeit erneut gefasst werden, um den Zeitraum zu verlängern. Wichtig ist, dass nur die abgegebenen Stimmen zählen – eine einfache Mehrheit der Gesamtanzahl aller Miteigentumsanteile ist nicht erforderlich.

Übergangsregelung bis 31. Dezember 2027

Trotz dieser neuen Möglichkeit hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung vorgesehen:

Nach § 48 Abs. 6 WEG gilt:

Bis einschließlich 31. Dezember 2027 muss jährlich mindestens eine Versammlung in Präsenz stattfinden. Ein Verzicht hierauf ist nur durch einstimmigen Beschluss aller Wohnungseigentümer möglich.

Das bedeutet für die Verwaltungspraxis: Auch wenn eine virtuelle Versammlung rechtlich zulässig ist, muss mindestens einmal jährlich eine klassische Eigentümerversammlung vor Ort durchgeführt werden – es sei denn, alle Eigentümer verzichten gemeinsam auf dieses Erfordernis.

Wichtig für Eigentümer: Sollte gegen diese Pflicht verstoßen werden, bleiben dennoch sämtliche in der Online-Versammlung gefassten Beschlüsse wirksam. Die Versammlung ist also nicht allein deshalb anfechtbar oder nichtig, wenn sie ohne Präsenztermin durchgeführt wurde. Diese Regelung dient in erster Linie der Transparenz und Beteiligungssicherung.

Umsetzung in der Praxis: Was bedeutet das für die GdWE und die Hausverwaltung Reiner GmbH?

Für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und die Hausverwaltung Reiner GmbH ergeben sich aus der Neuregelung erhebliche Erleichterungen, aber auch klare Anforderungen:

• Voraussetzung ist ein qualifizierter Mehrheitsbeschluss, der für maximal drei Jahre Gültigkeit hat.

• Technische Umsetzung: Die Plattform, über die die Online-Versammlung stattfindet, muss gewährleisten, dass alle Eigentümer ihre Rechte uneingeschränkt ausüben können (Rederecht, Fragerecht, Abstimmungen, Nachvollziehbarkeit).

• Datenschutz und Sicherheit: Die eingesetzte Software (z. B. das rechtssichere Versammlungstool von Immoware24) muss den geltenden Datenschutzstandards genügen und Zugänge eindeutig regeln.

• Zugänglichkeit und Transparenz: Eigentümer müssen rechtzeitig über Ablauf und technische Voraussetzungen informiert werden, z. B. im Einladungsschreiben.

Die Hausverwaltung Reiner GmbH setzt dabei auf erprobte, sichere Lösungen, um sowohl die gesetzlichen Vorgaben als auch die Interessen der Eigentümer in Einklang zu bringen. Die technische Unterstützung sowie transparente Kommunikation stehen dabei an erster Stelle.

Fazit: Eine Chance für mehr Flexibilität – bei Wahrung der Rechtssicherheit

Die Möglichkeit zur Durchführung von reinen Online-Eigentümerversammlungen stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Flexibilisierung der Verwaltung dar. Gerade für große Gemeinschaften oder Eigentümer mit weiter Anreise bietet sie Vorteile.

Gleichzeitig zeigt sich: Die Umsetzung erfordert auch in der digitalen Welt eine sorgfältige Planung, rechtssichere Technik und transparente Kommunikation. Die Hausverwaltung Reiner GmbH stellt sicher, dass alle Versammlungsformate – ob in Präsenz, hybrid oder online – professionell und im Einklang mit der geltenden Rechtslage durchgeführt werden.

Verfasst von Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH

Stand: Mai 2025