Verwalterpyramide – Was tut der Verwalter?

Verwalterpyramide – Hausverwaltung Reiner GmbH

Der ehemalige Bundesminister für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau Dr. O. Schneider, hat das Berufsbild des Verwalters treffend formuliert:
Der Verwalter hat eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Er hat für bestimmte Angelegenheiten kraft Gesetz die Stellung eines Vertreters der Eigentümergemeinschaft. Er leitet die Wohnungseigentümerversammlung, er ist verantwortlich für die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, für die Durchführung der Hausordnung und für die immer wichtiger gewordene ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Auch diese Punkte finden Sie in der Verwalterpyramide wieder.

Die Vielfalt dieser Aufgaben erfordert Qualifikation und 
Erfahrung auf den verschiedenen Gebieten. 
Dies reicht von rechtlichen bis hin zu technischen 
Fragen. Zugleich erfordert diese Tätigkeit viel 
psychologisches Einfühlungsvermögen und Verhandlungsgeschick, um die Interessen 
der verschiedenen Wohnungseigentümer 
auf einen Nenner zu bringen.

Der Verwalter ist schließlich auch 
der Mittler im oft schwierigen 
Spannungsfeld zwischen 
Eigentümer und Mieter und den Eigentümer untereinander.

In der Verwalterpyramide finden Sie noch weitere Aufgabenbereiche, die häufig nicht gesehen werden, aber regelmäßig erledigt.

Kaufmännische Aufgaben

  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
  • Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
  • Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
  • Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
  • Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
  • Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
  • Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
  • Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
  • Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
  • Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Rechtliche Aufgaben

  • Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
  • Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
  • Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
  • Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
  • Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
  • Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
  • Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
  • Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Technische Aufgaben

  • Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
  • Versicherungsabrechnung durchführen
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister
  • Schlüsselbestellung
  • Beauftragen von Sachverständigen
  • Entwicklung von Nutzungskonzepten

Organisatorische Aufgaben

  • Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
  • Datenpflege der Objekt-, Eigentümer-, Mieterdaten
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
  • Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
  • Führung von Beschlusssammlungen
  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
  • Beschwerdemanagement
  • Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen