Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?
Grundsätzlich können die Verantwortungsbereiche einer Hausverwaltung in kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Aufgaben unterteilt werden. Die Aufgaben einer Hausverwaltung unterscheiden sich auch nach den Verwaltungsarten, WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung und Gewerbeverwaltung. Hier betrachten wir die Aufgaben einer Hausverwaltung für die Verwaltungsart der WEG Verwaltung.
Die kaufmännischen Aufgaben einer Hausverwaltung:
- Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
- Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
- Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
- Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
- Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
- Abrechnung der Vorschüsse inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
- Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
- Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
- Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
- Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
- Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
Die technischen Aufgaben einer Hausverwaltung:
- Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
- Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
- Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
- Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
- Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
- Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
- Versicherungsabrechnung durchführen
- Einweisung Handwerker und Hausmeister
- Schlüsselbestellung
- Beauftragen von Sachverständigen
- Entwicklung von Nutzungskonzepten
Die rechtlichen Aufgaben einer Hausverwaltung:
- Rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
- Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
- Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
- Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
- Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
- Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
- Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG (Aktuell WEMoG)
- Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Die organisatorischen Aufgaben einer Hausverwaltung:
- Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
- Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
- Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
- Führung von Beschlusssammlungen
- Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
- Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
- Beschwerdemanagement
- Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
- Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen
Dass der Aufgabenbereich von Immobilien- bzw. Hausverwaltungen breit gefächert ist, stellt sich nach außen hin kaum dar. So bekommen etwa die Eigentümer nur einen Bruchteil dessen mit, was eine Hausverwaltung im täglichen Geschäft leistet.
Auch die neue Reform des WEG, die vom Bundestag sowie dem Bundesrat beschlossen wurde und am 1.12.2020 in Kraft getreten ist, sieht in diesem Zusammenhang Änderungen vor. Laut dem neuen Gesetz gibt es zwar nach wie vor keinen verbindlichen Sachkundenachweis, jeder Wohnungseigentümer hat jedoch das Recht, einen zertifizierten Verwalter (samt Sachkundenachweis) zu verlangen. Als zertifizierter Verwalter gilt dann jeder, der vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen sowie technischen Kenntnisse zur Ausübung der Verwaltertätigkeiten verfügt.
